Politique de confidentialité

Introduction, objet et portée

1. La présente politique explique comment s’effectuent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels au sein du Centre chiropratique Mellon INC (la Clinique) ou du cabinet du Dr Camille Gaudreault, chiropraticienne, afin d’assurer le respect des exigences légales relatives à la protection des renseignements personnels.

Collecte, utilisation, communication, conservation et destruction des renseignements personnels

Collecte

2. Fins de la collecte. La Clinique (ou le chiropraticien) collecte et utilise les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités, notamment :

a. Auprès de ses patients :

i. La date d’ouverture du dossier ;
ii. Le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe ;
iii. Une description sommaire des motifs de chaque consultation ;
iv. Les radiographies, le cas échéant, et les résultats de tous les autres examens du patient effectués ou demandés par le chiropraticien ;
v. Le diagnostic de l’état du patient ;
vi. Une description des services professionnels rendus et leur date ;
vii. Les recommandations faites au patient ;
viii. Les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus au patient ;
ix. Les renseignements financiers relatifs au paiement des honoraires.

b. Auprès de ses employés, fournisseurs et relations d’affaires :

i. Le prénom ;
ii. Le nom ;
iii. Le titre professionnel ;
iv. Le numéro de téléphone d’affaires ;
v. Le numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant (si fourni par la personne concernée) ;
vi. L’adresse courriel professionnelle ;
vii. L’adresse courriel personnelle, le cas échéant (si fournie) ;
viii. L’adresse postale professionnelle ;
ix. Les renseignements financiers relatifs au paiement des salaires ou des honoraires.

La Clinique peut aussi recueillir tout autre renseignement transmis par une personne via le formulaire de contact du site Internet ou par courriel.

3. La Clinique utilise les services de Chirosoft pour héberger les dossiers de ses patients. Chirosoft conserve, divulgue et protège les renseignements personnels conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité et conformément aux termes et conditions prévus au contrat conclu avec la Clinique. Ces renseignements personnels peuvent inclure votre nom complet, ainsi que votre courrier électronique, de même que tout renseignement mentionné à l’article 2a. de la présente politique. Vous avez le droit en tout temps de demander la rectification et le retrait de vos renseignements personnels conservés par selon les modalités de sa politique de confidentialité.  
4. Méthode et source. Les renseignements personnels sont généralement recueillis par la Clinique (ou le chiropraticien) directement auprès des personnes concernées et avec leur consentement. La Clinique peut recueillir des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne concernée dans des circonstances limitées et autorisées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Communication

6. La Clinique ne communique aucun renseignement personnel à un tiers sans le consentement de la personne, sauf si :

a. Il s’agit de coordonnées d’affaires ;
b. La communication est exigée pour respecter ses obligations légales ;
c. Elle est requise pour éviter un préjudice sérieux.

7. Un fournisseur de services ne peut recevoir de renseignements personnels que si un contrat approprié est en place.
8. La Clinique ne communique généralement pas à l’extérieur du Québec. Si elle le fait, elle s’assure d’une protection adéquate.

Conservation et destruction

9. Les renseignements informatisés sont conservés dans une base de données protégée.
10. Ils sont conservés pendant 7 ans après leur dernière utilisation, sauf obligation légale contraire.
11. Ils sont ensuite détruits ou transmis sous forme dénominalisée à des fins d’étude ou de recherche.

Sécurité des renseignements personnels

12. La Clinique prend des mesures raisonnables de sécurité.
13. L’accès est limité au personnel qui en a besoin.
14. Des mesures de sécurité physiques sont en place pour les documents papier.
15. Mesures technologiques :

a. Chiffrement des documents contenant des renseignements ;
b. Utilisation de mots de passe ;
c. Renouvellement régulier des mots de passe.

16. Mesures administratives :

a. Signature d’un engagement de confidentialité par toute personne ayant accès aux renseignements ;
b. Formations sur la sécurité de l’information.

Accès aux renseignements personnels et rectification

17. Les renseignements sont accessibles à la principale place d’affaires :
    2152 rue Deschênes, Jonquière, G7S 2A9
    ou par courriel à info@chiromellon.com.
18. Toute personne peut demander accès, rectification, portabilité ou suppression de ses renseignements personnels.
19. Une personne peut demander :

a. Une copie du renseignement ;
b. Rectification des données inexactes ou obtenues illégalement ;
c. Suppression de données périmées ou non pertinentes.

Gouvernance

20. Dre Camille Gaudreault, chiropraticienne est responsable de la protection des renseignements personnels. Elle peut être contactée à :
    info@chiromellon.com
    2152 rue Deschênes, Jonquière, G7S 2A9
21. Tous les employés doivent respecter cette politique.

Plaintes

22. Les plaintes doivent être adressées à la responsable mentionnée ci-dessus.
23. Une réponse sera donnée dans les 30 jours suivant la réception de la plainte.

Incidents de confidentialité

Procédure

25. En cas d’incident, la Clinique s’engage à :
    a. Identifier la cause ;
    b. Corriger l’incident ;
    c. Réduire les risques de préjudice ;
    d. Prévenir la récurrence.

Registre

26. Un registre des incidents est tenu à jour.

Questions

27. Toute question doit être adressée à : info@chiromellon.com ou 2152 rue Deschênes, Jonquière, G7S 2A9

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